Cerebral ist ein virtueller Anbieter von psychiatrischer Versorgung mit der Mission, allen Menschen den Zugang zu qualitativ hochwertiger Versorgung zu ermöglichen. Mitglieder können aus mehreren monatlichen Vollservice-Abonnements wählen und erhalten Online-Zugang zu Therapeuten und verschreibenden Ärzten.
Die Besuche erfolgen per Videochat und die Mitglieder können ihrem Pflegeteam direkt eine Nachricht senden. Die Mitglieder können sich Medikamente direkt an die Haustür liefern lassen.
DAS PROBLEM
Leider erfolgte der Diagrammprüfungsprozess von Cerebral vollständig manuell und war zeitintensiv und kostspielig.
Die manuellen internen Prüf- und Überwachungsprozesse erforderten jeden Monat Hunderte von Stunden von einem Team klinischer Prüfer, die für die individuelle Identifizierung der zu prüfenden Notizen verantwortlich waren. Dazu durchliefen sie einen Prozess, bei dem sie eine ausgewählte Stichprobe von zu prüfenden Klinikern und Problemen oder Themen erstellten, die auf Einhaltung oder Konformität geprüft werden mussten, und um sicherzustellen, dass sich frühere Prüfergebnisse in der Umgebung nicht wiederholten.
„Um eine relevante ausgewählte Stichprobe zu erhalten, war für den monatlichen manuellen Aufbau eine Überprüfung von Hunderten von Kalendern und Terminen von Ärzten erforderlich, um Links zu Krankenakten zu identifizieren und in die elektronische Patientenakte zu kopieren, damit die tatsächlichen Sitzungsnotizen zur Überprüfung gefunden werden konnten“, sagte Julia Dolan, stellvertretende Leiterin der Abteilung für Verhaltensoperationen bei Cerebral.
„Ergebnisse und Beobachtungen wurden dann separat in einem anderen Dokument aufgezeichnet, analysiert und in einem Bericht für das Management und den einzelnen Kliniker zusammengefasst und schließlich separat für die Unternehmensleitung und die Geschäftsführung zusammengefasst“, fuhr sie fort.
Der Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für menschliches Versagen. Der erfolgreiche Abschluss und die Bewertung der Auditergebnisse der Anbieter waren von der akribischen Detailgenauigkeit des Prüfers abhängig.
„Sie mussten den Namen des Arztes und die Krankenaktennummer in eine Bewertungsvorlage eingeben, die zur Dokumentation des Feedbacks verwendet wurde“, erklärte Dolan. „Dies brachte natürlich typische Auditrisiken mit sich, wie z. B. Namensverwechslungen, falsche Links oder das Versäumnis, eine Auditkomponente auf ein Diagramm anzuwenden.“
„Wir haben uns weiterhin der kontinuierlichen Verbesserung und Iteration verschrieben, um ein qualitativ hochwertiges Audit-Feedback zu gewährleisten. Wir haben Lücken im manuellen Prozess erkannt und sind mit den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen sorgfältig und proaktiv geblieben – keine unerhebliche Aufgabe für das klinische Management“, fügte sie hinzu.
VORSCHLAG
Der Anbieter Brellium bot eine KI-gestützte Chart-Review-Technologie an, die die Verwaltung unstrukturierter klinischer Notizen durch Nutzung künstlicher Intelligenz zur Durchführung umfassender Prüfungen in Echtzeit. Diese Technologie zielte darauf ab, einen großen Schwachpunkt in der Gesundheitsverwaltung zu beheben: die Ineffizienz und Fehler in der klinischen Dokumentation aufgrund manueller Verarbeitung.
“Die Kernfunktionalität des Systems bestand darin, alle unstrukturierten klinischen Notizen vorab auf verschiedene Arten von Fehlern und Unstimmigkeiten zu prüfen, die sich potenziell auf die Qualität der Patientenversorgung und/oder die Abrechnung mit der Versicherung auswirken könnten, wie etwa die Stimmung des Patienten, Erfolge und Nachfolger, evidenzbasierte Interventionen und die Feststellung, ob die Behandlungsziele messbar und zeitgebunden sind”, erklärte Dolan.
„Die KI wurde speziell darauf trainiert, klinische Fehler zu erkennen und Trends zu erkennen, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern“, fuhr sie fort. „Diese präventive Analyse soll auch sicherstellen, dass Abrechnungs- und/oder Kodierungsfehler vor der Einreichung von Versicherungsansprüchen erkannt und korrigiert werden können, wodurch das Risiko einer Ablehnung von Ansprüchen und der Bedarf an kostspieligen Nacharbeiten erheblich verringert wird.“
Darüber hinaus verspreche die Technologie durch die Automatisierung des Überprüfungsprozesses, den Zeitaufwand der Gesundheitsdienstleister für manuelle Prüfungen um 98 % zu senken, fügte sie hinzu. Während bei herkömmlichen Methoden normalerweise nur ein kleiner Teil der Patientenbesuche gründlich überprüft werden konnte, konnte Cerebral mit diesem KI-gesteuerten Ansatz den Prozentsatz der überprüften Notizen erhöhen und so die Abdeckung der Überprüfungen steigern. Gleichzeitig konnte die arbeitsintensive Aufgabe der manuellen Überprüfung drastisch reduziert werden – mit einer Zeitersparnis von 78 %, sagte sie.
„Diese deutliche Verbesserung der Effizienz setzte erhebliche Ressourcen frei und ermöglichte es den Gesundheitsdienstleistern, ihre Zeit und Anstrengungen stärker auf kundenorientierte Aktivitäten und andere Verwaltungsbereiche zu konzentrieren“, bemerkte sie.
DIE HERAUSFORDERUNG MEISTERN
Im Dezember 2023 begann Cerebral, den automatisierten Diagrammüberprüfungsprozess in seiner Abteilung für Verhaltenspflege zu nutzen. Angesichts der Herausforderung, jeden Monat Tausende von Notizen zu Therapiesitzungen zu verarbeiten, benötigte Cerebral ein skalierbares System, um die Einhaltung seiner internen Qualitätskontroll- und Compliance-Anforderungen sowie der Versicherungsauflagen sicherzustellen – ohne die untragbare Belastung manueller Überprüfungen.
„Unser klinisches Team arbeitete direkt mit dem Anbieter zusammen, um ein maßgeschneidertes KI-System, das die einzigartigen Formate der Sitzungsnotizen von Cerebral, Service-Zeitpläne und spezifischen Audit-Anforderungen der Versicherungspartner integriert“, erklärte Dolan.
„Nachdem für jeden Notizvorlagentyp individuelle Fragensätze und Parameter erstellt wurden, prüft das System von Brellium automatisch die Sitzungsnotizen aus der elektronischen Patientenakte von Cerebral und hebt notwendige Anpassungen hervor. Dadurch wird der für Verwaltungsprüfungen aufgewendete Ressourcenaufwand erheblich reduziert und mehr Zeit für die Patientenversorgung geschaffen, während gleichzeitig das Risiko finanzieller Verluste durch Versicherungsrückforderungen verringert wird“, sagte sie.
ERGEBNISSE
Innerhalb von sechs Monaten nach der Einführung der KI-Technologie konnte Cerebral eine dramatische Verbesserung bei der Erfüllung wichtiger Versicherungskriterien um 81 % verzeichnen und den Zeitaufwand für Diagrammprüfungen um 78 % senken, was auf erhebliche Fortschritte bei der Betriebseffizienz hinweist.
Darüber hinaus konnte Cerebral von März bis Juni 2024 eine Verbesserung der durchschnittlichen Audit-Ergebnisse der Ärzte um 8 % feststellen.
RATSCHLÄGE FÜR ANDERE
„Die KI-gestützte Diagrammprüfung hat es uns ermöglicht, unsere Dokumentationsprüfung auf objektive und betrieblich effiziente Weise zu erweitern“, erklärte Dolan. „Cerebral kann Trends und Fehlermuster mithilfe präziser Datenrückmeldungen, die bei manuellen Prüfungen möglicherweise übersehen werden, effizienter überprüfen.“
„Im Gegenzug konnten wir Verbesserungsbereiche einfacher identifizieren und zusätzliche Schulungen in unseren Klinikteams sinnvoller und wirkungsvoller umsetzen, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben“, fuhr sie fort.
Die KI-gestützte Diagrammprüfung habe zu einer deutlichen Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe bei Cerebral geführt und die Qualität der Notizdokumentation verbessert, so ihr Fazit.
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